Quy trình kiểm kê tài sản cố định hoàn thiện tại một doanh nghiệp thông thường gồm 7 bước chính và việc kiểm kê TSCĐ trong doanh nghiệp thường được thực hiện vào cuối năm. Bài viết dưới đây, Luật Blue sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn 7 bước hoàn chỉnh trong quy trình kiểm kê tài sản cố định và cách xử lý chênh lệch nếu có.
7 bước hoàn chỉnh trong quy trình kiểm kê tài sản cố định
Bước 1: Lãnh đạo (Giám đốc) doanh nghiệp công bố Quyết định kiểm kê TSCĐ.
Bước 2: Tổ chức thành lập Hội đồng kiểm kê TSCĐ tại doanh nghiệp, một hội đồng kiểm kê tài sản cố định thông thường bao gồm những cá nhân sau:
– Giám đốc (hoặc thủ trưởng đơn vị) làm Chủ tịch Hội đồng kiểm kê,
– Cán bộ quản lý các phòng ban đơn vị trực tiếp sử dụng TSCĐ,
– Cán bộ quản lý phòng quản lý tài sản của doanh nghiệp,
– Kế toán trưởng; kế toán TSCĐ.
– Các thành viên khác tham gia kiểm kê.
Bước 3: Cuối năm tài chính hoặc khi có nhu cầu, hội đồng kiểm kê TSCĐ thực hiện kiểm kê TSCĐ.
Bước 4: Tập hợp số liệu, xử lý số liệu và lập biên bản kiểm kê
Căn cứ vào số liệu kiểm kê TSCĐ thực tế có tại doanh nghiệp, Hội đồng kiểm kê TSCĐ tiến hành tổng hợp, phân tích số liệu TSCĐ đã kiểm kê, sau đó đối chiếu với số liệu ở bộ phân quản lý tài sản cố định, bộ phận sử dụng tài sản và kế toán rồi lập biên bản kiểm kê TSCĐ phù hợp, nhưng đảm bảo thể hiện đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:
– Phản ánh số chênh lệch về số lượng, giá trị TSCĐ giữa sổ sách với thực tế,
– Tổng hợp các TSCĐ cần được sửa chữa, bảo dưỡng hoặc điều chuyển nội bộ…
– Tổng hợp các TSCĐ cần thanh lý: do hư hỏng,do chi phí sửa chữa lớn, tốn nhiều nhiên liệu, năng lượng, hoạt động kém hiệu quả hoặc không dùng đến nữa….
Bước 5: Hội đồng kiểm kê TSCĐ đưa ra các nhận xét, đánh giá
– Đánh giá chung về tình hình quản lý, sử dụng TSCĐ tại doanh nghiệp
– Với những TSCĐ có phát sinh chênh lệch giữa kiểm kê thực tế với sổ sách: cần tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục
– Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp, điều chuyển TSCĐ… những TSCĐ cần sửa chữa tùy thuộc vào nguyên nhân cụ thể do các phòng ban trực tiếp sử dụng TSCĐ báo cáo.
– Thống kê, phân loại TSCĐ để đề nghị thanh lý dựa vào nguyên nhân cụ thể do phòng ban trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
Bước 6: Đề xuất các giải pháp, kiến nghị:
– Tham mưu về chế độ quản lý TSCĐ nội bộ
– Kiến nghị chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ về tài sản giữa các bộ phận
– Đưa ra chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa tài sản
– Thực hiện kiến nghị của biên bản kiểm kê ở kỳ trước
– Đưa ra biện pháp xử lý chênh lệch số liệu
– Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục
– Các kiến nghị khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
Bước 7: Báo cáo kết quả
– Báo cáo với chủ sở hữu TSCĐ về kết qủa kiểm kê
– Gửi báo cáo kết quả chỉ đạo, điều hành của chủ sở hữu TSCĐ cho các bộ phận liên quan.
Cách xử lý chênh lệch (nếu có) giữa sổ sách và thực tế đối với quy trình kiểm kê tài sản cố định
Nếu khi kết thúc quy trình kiểm kê tài sản cố định phát hiện có chênh lệch giữa thực tế và sổ sách thì tiến hành xử lý số liệu chênh lệch giống như xử lý hàng tồn kho thiếu, thừa.
